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Whistleblowing
Benvenuti nel canale di segnalazione Barausse. È possibile utilizzare il nostro canale di segnalazione interna, per segnalare sospetti di cattiva condotta e illeciti nella nostra organizzazione. L’obiettivo della nostra funzione di whistleblowing è quello di offrire una migliore opportunità di rivelare varie forme di cattiva condotta, nonché di fornire una maggiore protezione al segnalante. Garantiamo che il vostro caso e la vostra identità saranno trattati in modo confidenziale. Siete inoltre protetti da eventuali ritorsioni.
Procedura di utilizzo
PROCEDURA WHISTLEBLOWING
1. PREMESSA E RIFERIMENTI
Con il termine “Whistleblowing” si intende lo strumento attraverso il quale un soggetto appartenente all’organizzazione di BARAUSSE S.R.L., venuto a conoscenza di atti o fatti illeciti nel corso della propria attività lavorativa, decide di denunciare detti avvenimenti di cui è stato testimone, per il tramite di appositi canali di segnalazione creati ad hoc dalla Società.
La presente procedura recepisce il Decreto Legislativo 10 marzo 2023, n. 24 entrato in vigore il 30 marzo 2023 (il Decreto) in attuazione della Direttiva UE 2019/1937 comunemente nota come direttiva Whistleblowing (la Direttiva), che ha introdotto l’attuale disciplina relativa alla protezione delle persone che segnalano violazione di disposizioni normative nazionali o dell’Unione Europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, di cui siano venute a conoscenza in un contesto lavorativo.
Per effetto di tale normativa, la Segnalazione potrà provenire da chiunque, purché abbia per oggetto comportamenti (di qualsivoglia natura, anche meramente omissivi) riferibili al Personale di BARAUSSE S.r.l. e/o a Terzi non conformi e/o in violazione a leggi e regolamenti, al sistema di regole e procedure vigenti nella Società.
Il D.lgs. 24/23 prevede, in particolare: i) la creazione di uno o più canali interni (eventualmente anche di tipo informatico) per la presentazione di segnalazioni circostanziate, strutturati in modo da garantire la riservatezza del Segnalante; ii) il divieto di atti ritorsivi o discriminatori, diretti e indiretti, nei confronti del Segnalante per motivi collegati direttamente o indirettamente alla segnalazione; iii) sanzioni disciplinari per chi violi le misure di tutela del Segnalante e per chi effettui con dolo o colpa grave segnalazioni che si rivelino infondate.
2. SCOPO
La presente Procedura ha come scopo la definizione dei principi di comportamento della Società e delle modalità di gestione delle Segnalazioni di cui al D.lgs. 24/2023.
In particolare, la presente Procedura disciplina il processo di ricezione, analisi e gestione delle Segnalazioni, da chiunque inviate o trasmesse, anche in forma anonima, nel rispetto della sicurezza e delle tutele legate alla riservatezza del Segnalante.
La gestione comprende anche l’archiviazione e la successiva cancellazione sia delle segnalazioni che di tutta la documentazione ad esse connessa.
La presente Procedura inoltre mira a diffondere all’interno di BARAUSSE S.r.l. la cultura della legalità e della trasparenza.
3. CAMPO DI APPLICAZIONE
La Procedura si applica alla Società Barausse S.r.l. che ne garantisce la corretta e costante applicazione, nonché la massima diffusione al proprio interno, nel rispetto degli obblighi di riservatezza e delle prerogative di autonomia e indipendenza.
4. DEFINIZIONI
Contesto lavorativo: le attività lavorative presenti o passate svolte attraverso le quali, indipendentemente dalla natura di tali attività, una persona acquisisce informazioni sulle violazioni oggetto di segnalazione, comprendendo:
(i) quando il rapporto giuridico tra Segnalante e BARAUSSE S.r.l. non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
(ii) durante il periodo di prova;
(iii) successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso e nel cui ambito potrebbe rischiare di subire ritorsioni in caso di segnalazione.
Facilitatore: una persona fisica che assiste la persona segnalante nel processo di segnalazione in un Contesto Lavorativo.
Fascicolo di Segnalazione: si intende un documento di sintesi degli accertamenti condotti sulla/e Segnalazione/i nel quale è riportata la sintesi dell’istruttoria eseguita sui fatti oggetto della Segnalazione, l’esito degli accertamenti svolti e gli eventuali piani d’azione individuati.
GDPR: si intende il Regolamento (UE) 2016/679 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati.
Guida alla segnalazione: si intende il documento, pubblicato sul sito intranet ed internet di Barausse S.r.l., che fornisce una guida sintetica sulle modalità per effettuare una Segnalazione nonché l’elenco dei canali di ricezione delle stesse.
Segnalante: si intende:
(i) il personale di BARAUSSE S.r.l., ovvero tutti coloro che hanno con la Società un rapporto di lavoro a prescindere dalla tipologia ed inquadramento, compresi a titolo esemplificativo e non esaustivo: soci lavoratori, lavoratori subordinati (a tempo determinato o indeterminato, part-time o full time), quadri, impiegati, collaboratori, volontari e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti;
(ii) i lavoratori autonomi, i liberi professionisti ed i consulenti, a prescindere dalla tipologia di contratto sottoscritto o incarico conferito;
(iii) soci e coloro che ricoprono, all’interno della Società, funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche se esercitate in via di mero fatto.
Il Segnalante deve essere testimone di un illecito o di una irregolarità riferibili alla Società appresa nel Contesto Lavorativo.
Segnalato: si intente il soggetto a cui la Segnalazione si riferisce.
Segnalazione: si intende qualsiasi comunicazione ricevuta da BARAUSSE S.r.l. avente ad oggetto comportamenti posti in essere in violazione di leggi, regolamenti, provvedimenti delle Autorità, normative interne, comunque idonei ad arrecare danno o pregiudizio, anche solo d’immagine, ad BARAUSSE S.r.l..
In particolare, si considerano tali le segnalazioni concernenti:
(i) illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali indicati nell’allegato al D. Lgs. 24/2023 ovvero degli atti nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione europea indicati nell’allegato alla direttiva (UE) 2019/1937, legati ai seguenti settori: appalti pubblici, servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, sicurezza e conformità dei prodotti, sicurezza dei trasporti, tutela dell’ambiente, radioprotezione e sicurezza nucleare, sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali, salute pubblica, protezione dei consumatori, tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
(ii) lesione degli interessi finanziari dell’Unione di cui all’articolo 325 del TFUE;
(iii) lesione del mercato interno di cui all’articolo 26, paragrafo 2 del TFUE comprese le violazioni in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, nonché le violazioni riguardanti il mercato interno connesse ad atti che violano le norme in materia di imposta sulle società o i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l’oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società.
Pertanto, non sono trattate come Segnalazioni ai fini della presente Procedura quelle diverse dalle fattispecie sopra descritte e, in particolare:
a) quelle meramente personali riguardanti esclusivamente i propri rapporti individuali di lavoro od i propri rapporti con le figure gerarchicamente sovraordinati (es. segnalazioni riguardanti vertenze di lavoro e fasi precontenzioso, discriminazioni tra colleghi, conflitti interpersonali con il Segnalato, etc.);
b) le segnalazioni già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell’Unione Europea o nazionali indicati nella parte II dell’allegato al Decreto, ovvero da quelli nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione Europea indicati nella parte II dell’allegato alla Direttiva;
c) le segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell’Unione Europea.
Le eventuali segnalazioni aventi ad oggetto fatti di cui alle precedenti lettere a), b) e c) saranno trasmesse alle funzioni competenti a riceverle e trattarle sulla base delle normative di riferimento.
Segnalazione anonima: Segnalazione in cui le generalità del Segnalante non siano esplicitate, né siano individuabili in maniera univoca.
Segnalazione circostanziata: Segnalazione in cui le asserzioni (ad esempio periodo di riferimento, luogo, valore, cause e finalità, elementi che consentano di identificare il soggetto che ha posto in essere i fatti segnalati, anomalie relative al sistema di controllo interno, documentazione a supporto, ecc.) sono caratterizzate da un grado di dettaglio sufficiente, almeno astrattamente, a far emergere fatti precisi e concordanti e situazioni, relazionandoli a contesti determinati, nonché a consentire di identificare elementi utili ai fini della verifica della fondatezza della Segnalazione stessa.
Segnalazione illecita: Segnalazione effettuata con dolo o colpa grave del Segnalante, che dagli esiti della fase istruttoria si riveli priva di riscontro fattuale ed effettuata nella piena consapevolezza dell’insussistenza di una violazione o di una non conformità o dell’estraneità del segnalato alla stessa, ovvero con colpa grave nella valutazione degli elementi di fatto.
Terzi: qualsiasi altro soggetto terzo non riconducibile alla definizione di Segnalante e/o Segnalato.
5. GESTORE DELLA SEGNALAZIONE
Il Gestore è l’organo esterno che la Società “BARAUSSE S.r.l.”, in conformità alle disposizioni del Decreto, ha individuato come responsabile del canale di segnalazione interno delle Segnalazioni, nonché come preposto alla gestione del processo di ricezione, analisi e valutazione delle Segnalazioni.
6. PRINCIPI GENERALI
6.1. Indipendenza e professionalità del soggetto individuato della gestione delle segnalazioni
Il Gestore svolge le proprie attività assicurando il mantenimento delle necessarie condizioni di indipendenza e la dovuta obiettività, competenza e diligenza professionali.
6.2. Prevenzione del Conflitto di interessi
Qualora il gestore delle segnalazioni versi in conflitto di interessi (perché Segnalato o Segnalante) si astiene dalla presa in gestione della Segnalazione e lo comunica all’Organo Amministrativo di Barausse S.r.l.
In tal caso, la segnalazione è gestita dal C.d.A. di Barausse S.r.l., entro e comunque i termini previsti dal D.lgs. 24/2023.
6.3. Garanzia di riservatezza e anonimato
Il Gestore e, in generale, tutte le persone di BARAUSSE S.r.l. che ricevano una Segnalazione e/o che siano coinvolte, a qualsivoglia titolo, nell’istruzione e trattazione della stessa, sono tenute a garantire la massima riservatezza sui soggetti e sui fatti segnalati, utilizzando, a tal fine, criteri e modalità di comunicazione idonei a tutelare l’identità e l’onorabilità delle persone menzionate nelle Segnalazioni, (cd. “principio di riservatezza del segnalante”), evitando in ogni caso la comunicazione dei dati acquisiti a soggetti estranei al processo di istruzione e trattazione delle Segnalazioni.
Nella gestione delle segnalazioni è garantita la riservatezza del contenuto e dell’identità del Segnalante, ad eccezione dei seguenti casi:
o qualora ne venga accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale per i reati di calunnia o diffamazione o comunque per reati commessi con la Segnalazione, ovvero la responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave;
o a fronte di richieste dell’Autorità Giudiziaria o altri aventi diritto.
L’informazione dell’identità del Segnalante ed ogni altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate senza il consenso espresso dello stesso Segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle Segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati ai sensi della normativa Privacy.
6.4. Divieto di atti ritorsivi o discriminatori nei confronti del Segnalante
A tutto il personale di BARAUSSE S.r.l. è fatto assoluto divieto di adottare atti di ritorsione o discriminatori, diretti o indiretti, nei confronti del Segnalante per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla Segnalazione.
La tutela riconosciuta al Segnalante si estende altresì a: (i) Facilitatori; (ii) Terzi connessi con le persone Segnalanti e che potrebbero rischiare ritorsioni in un Contesto lavorativo, quali colleghi o parenti delle persone segnalanti; e (iii) soggetti giuridici di cui le persone Segnalanti sono proprietarie, per cui lavorano o a cui sono altrimenti connesse in un Contesto Lavorativo.
Il licenziamento ritorsivo o discriminatorio del soggetto Segnalante è nullo. Sono altresì nulli il mutamento di mansioni ai sensi dell’articolo 2103 del c.c., nonché qualsiasi altra misura ritorsiva o discriminatoria adottata nei confronti del Segnalante così come indicate all’art. 17 del Decreto e di seguito riportate:
a) il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti;
b) la retrocessione di grado o la mancata promozione;
c) il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell’orario di lavoro;
d) la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell’accesso alla stessa;
e) le note di merito negative o le referenze negative;
f) l’adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;
g) la coercizione, l’intimidazione, le molestie o l’ostracismo;
h) la discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole;
i) la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione;
j) il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;
k) i danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o i pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi;
l) l’inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l’impossibilità per la persona di trovare un’occupazione nel settore o nell’industria in futuro;
m) la conclusione anticipata o l’annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi;
n) l’annullamento di una licenza o di un permesso;
o) la richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.
L’adozione di misure discriminatorie nei confronti dei Segnalanti può essere denunciata all’ANAC ai sensi dell’art. 19 del Decreto, la quale informerà l’Ispettorato nazionale del lavoro, per i provvedimenti di competenza.
Qualora un dipendente ritenga di aver subito uno dei predetti comportamenti a causa dell’inoltro di una Segnalazione, potrà comunicarlo all’Ufficio Risorse Umane. Sarà cura del predetto Ufficio procedere con l’eventuale avvio di un procedimento disciplinare nei confronti dell’autore del comportamento discriminatorio o ritorsivo.
Per le conseguenze connesse all’eventuale adozione di atti ritorsivi e/o discriminatori, diretti o indiretti, compiuti nei confronti del Segnalante per motivi collegati alla Segnalazione, e per la disciplina delle sanzioni adottabili nei confronti di chi viola le misure di tutela del Segnalante o di chi effettua – con dolo o colpa grave – segnalazioni che si rivelino infondate, si rinvia alle misure disciplinari stabilite nel C.C.N.L. di riferimento.
6.5. Protezione dalle Segnalazioni effettuate con dolo o colpa grave
A tutela dell’immagine e reputazione dei soggetti ingiustamente segnalati, in caso di Segnalazioni Illecite effettuate con dolo o colpa grave, BARAUSSE S.r.l. garantirà l’adozione delle sanzioni disciplinari anche nei confronti del Segnalante.
Informerà inoltre del contenuto della Segnalazione illecita e dell’identità del Segnalante, i soggetti/società oggetto di Segnalazione illecita, per consentire a tali soggetti/società di valutare eventuali azioni a propria tutela.
6.6. Sanzioni per violazioni della tutela del Segnalante
Nel caso di violazioni delle misure di tutela del Segnalante saranno applicate le sanzioni così come previste nel CCNL di riferimento.
inoltre l’ANAC, ai sensi dell’art. 21 del Decreto potrà irrogare una sanzione amministrativa pecuniaria a carico della Società da 10.000 a 50.000 Euro nel caso in cui accerti una violazione alle prescrizioni contenute nel Decreto e recepite nella presente Procedura.
ANAC, sempre ai sensi dell’art. 21 del Decreto, potrà irrogare una sanzione amministrativa pecuniaria da 500 a 2.500 Euro a carico del Segnalante quando accerta, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità civile del Segnalante per diffamazione o calunnia nei casi di dolo o colpa grave, salvo che la medesima sia stata già condannata, anche in primo grado, per i reati di diffamazione o calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria.
7. PROCESSO
7.1. Invio delle Segnalazioni
Il Segnalante che venga a conoscenza di un comportamento tra quelli descritti nei precedenti paragrafi è tenuto ad effettuare una Segnalazione secondo le modalità di seguito indicate.
BARAUSSE S.r.l. ha predisposto il seguente canale di comunicazione:
Canale SCRITTO mediante piattaforma web: BARAUSSE S.r.l. si è dotata di un proprio Portale informatico, accessibile dal footer “Whistleblowing” presente sul proprio sito internet, con le modalità di cui alla “Guida operativa”, consultabile sul sito.
La Piattaforma consente di trasmettere, anche in maniera anonima, sia una Segnalazione propria sia una Segnalazione ricevuta da un terzo, previa presa visione dell’“Informativa Privacy”.
Sulla predetta pagina dedicata al Whistleblowing è pubblicata la presente Procedura e sono disponibili informazioni sui presupposti per effettuare una Segnalazione tramite canale interno nonché informazioni su canali, procedure e presupposti per effettuare le Segnalazioni esterne e le Divulgazioni pubbliche.
Il monitoraggio sulla funzionalità del canale di comunicazione è garantito dal Gestore, che deve essere contattato in caso di eventuali malfunzionamenti.
Il Personale di BARAUSSE S.r.l., diverso dal Gestore, che riceva una Segnalazione ha l’obbligo di inviarla al Gestore entro 7 giorni dal suo ricevimento mediante il canale di cui sopra, trasmettendone l’originale, completo di eventuale documentazione di supporto e, contestualmente, fornendo notizia dell’avvenuta trasmissione alla persona segnalante. Il ricevente non può trattenerne copia e deve astenersi dall’intraprendere alcuna iniziativa autonoma di analisi e/o approfondimento.
7.2. Registrazione e Classificazione
Tutte le Segnalazioni, indipendentemente dalla modalità di ricezione sono registrate dal Gestore, che istituisce il database riepilogativo dei dati essenziali delle segnalazioni e della loro gestione ed assicura, altresì, l’archiviazione di tutta la documentazione allegata, nonché di quella prodotta o acquisita nel corso delle attività di analisi.
A tal fine il Gestore forma ed istruisce il Fascicolo delle Segnalazioni.
La registrazione e presa in carico della Segnalazione deve avvenire entro 7 giorni dal suo ricevimento. La presa in carico della Segnalazione deve essere comunicata, laddove possibile, al Segnalante entro lo stesso termine, salvo esplicita richiesta contraria della persona Segnalante, o nel caso in cui ritenga che l’avviso pregiudicherebbe la protezione della riservatezza dell’identità della persona Segnalante.
Successivamente alla registrazione, il Gestore analizza e classifica la Segnalazione, per limitare la trattazione alle sole segnalazioni rientranti nel perimetro della Procedura.
Per ciascuna Segnalazione, il Gestore assegna un codice identificativo univoco che permette a ciascun Segnalante di richiedere lo stato di lavorazione.
Nel caso in cui una Segnalazione non risulti adeguatamente circostanziata, il Gestore potrà valutare di richiedere al Segnalante ulteriori elementi di dettaglio, secondo le seguenti modalità:
o nel caso in cui il Segnalante abbia fornito un contatto (e-mail, telefono, ecc.), attraverso tale contatto;
o nel caso di mancata indicazione di un contatto, attraverso le modalità ritenute più opportune dal Gestore purché rispettose del principio di riservatezza.
7.3. Analisi preliminare della Segnalazione
Il Gestore procede ad un’analisi preliminare delle Segnalazioni, anche tramite eventuali analisi documentali, al fine di verificare la presenza dei presupposti necessari all’avvio della successiva fase di istruttoria, procedendo all’archiviazione delle segnalazioni generiche e prive di elementi informativi.
Per ciascuna Segnalazione, il Gestore inoltre valuta l’opportunità di coinvolgere l’Ufficio / Organo della Società competente in base all’oggetto della Segnalazione, al fine di effettuare le opportune verifiche.
Sono archiviate dal Gestore le segnalazioni:
I. generiche e/o che non costituiscono una “Segnalazione circostanziata”;
II. palesemente infondate;
III. contenenti fatti già oggetto in passato di specifiche attività di istruttoria e già chiuse, ove dalle verifiche preliminari svolte non emergano nuove informazioni tali da rendere necessarie ulteriori attività di verifica.
Le segnalazioni archiviate in quanto palesemente infondate perché trasmesse al solo scopo di ledere la reputazione o di danneggiare o comunque di recare pregiudizio alla persona e/o società segnalata sono inoltrate all’Ufficio Risorse Umane, affinché valuti, l’opportuna iniziativa nei confronti del Segnalante.
7.4. Fase Istruttoria
Obiettivi e caratteristiche dell’istruttoria
L’obiettivo delle attività di istruttoria sulle Segnalazioni è di procedere, nei limiti degli strumenti a disposizione del Gestore, ad accertamenti, analisi e valutazioni specifiche circa la ragionevole fondatezza delle circostanze fattuali segnalate, nonché di fornire eventuali indicazioni in merito a possibili azioni correttive.
Esecuzione dell’istruttoria
Il Gestore cura lo svolgimento dell’istruttoria anche acquisendo informazioni dalle altre strutture interessate, ed avvalendosi, se ritenuto opportuno, di esperti o periti esterni alla Società. Restano salve le competenze in materia disciplinare dell’Ufficio Risorse Umane.
Le attività istruttorie sono svolte ricorrendo, a titolo esemplificativo, a:
o dati/documenti della società utili ai fini dell’istruttoria;
o banche dati esterne (ad es. info provider/banche dati su informazioni societarie);
o fonti aperte;
o evidenze documentali acquisite presso le strutture della società;
o ove opportuno, dichiarazioni rese dai soggetti interessati o acquisite nel corso di interviste, verbalizzate e sottoscritte.
Al fine di acquisire elementi informativi, il Gestore ha facoltà di svolgere approfondimenti anche direttamente, tramite, ad esempio, formale convocazione e audizioni del Segnalante, del segnalato e/o di altri soggetti citati nella Segnalazione come informati dei fatti, nonché richiedere ai predetti soggetti la produzione di relazioni informative e/o documenti.
A conclusione dell’istruttoria, il Gestore delibera la chiusura della pratica e predispone una Relazione che riporta:
o le attività svolte, i relativi esiti, nonché gli esiti di eventuali precedenti istruttorie svolte sui medesimi fatti o su fatti analoghi a quelli oggetto della Segnalazione;
o un giudizio di ragionevole fondatezza o meno dei fatti segnalati con eventuali indicazioni in merito all’opportunità, da parte del competente Organo Amministrativo, di adozione di azioni correttive sulle aree della interessati dalla Segnalazione.
L’attività istruttoria non dovrà durare più di 3 (tre) mesi dalla data di presa in carico, salvo ricorrano giustificate e motivate ragioni, per le quali il termine potrà essere prorogato di ulteriori 3 (tre) mesi.
7.5. Comunicazione dei risultati
La Relazione predisposta dal Gestore viene trasmessa al C.d.A. di BARAUSSE S.r.l. perché assuma le eventuali iniziative di competenza;
Al termine dell’attività istruttoria il Gestore dovrà fornire riscontro alla persona Segnalante.
1.1. Informazioni al Segnalante
Il Segnalante sarà informato da parte del Gestore della presa in carico della Segnalazione e riceverà un riscontro sull’esito della attività svolta dal Gestore nei termini previsti dal Decreto.
Il soggetto Segnalante se trasmette la Segnalazione tramite il portale, riceverà il codice identificativo della Segnalazione e il link criptato ad una pagina personale all’interno della quale può interagire con il Gestore tramite chat e tramite la possibilità di condividere file e documenti.
La possibilità riconosciuta al Segnalante di poter interloquire con il Gestore e monitorare lo stato di avanzamento della Segnalazione è garantita anche nel caso in cui la Segnalazione sia anonima.
1.2. Conservazione della documentazione
Le informazioni ed ogni altro dato personale acquisiti sono trattati nel rispetto del Regolamento 2016/679/UE (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati – di seguito GDPR).
Al fine di garantire la gestione e la tracciabilità delle segnalazioni e delle attività conseguenti, il Gestore cura la predisposizione e l’aggiornamento di tutte le informazioni riguardanti le segnalazioni ed assicura l’archiviazione di tutta la correlata documentazione di supporto.
Le Segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della Segnalazione e comunque non oltre 5 (cinque) anni a decorrere dalla data di comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, salvo esigenze ulteriori scaturenti da eventuali procedimenti (disciplinari, penali, contabili) nei confronti del Segnalato o del Segnalante (dichiarazioni in mala fede, false o diffamatorie) o da ulteriori obblighi normativi.
1. PREMESSA E RIFERIMENTI
Con il termine “Whistleblowing” si intende lo strumento attraverso il quale un soggetto appartenente all’organizzazione di BARAUSSE S.R.L., venuto a conoscenza di atti o fatti illeciti nel corso della propria attività lavorativa, decide di denunciare detti avvenimenti di cui è stato testimone, per il tramite di appositi canali di segnalazione creati ad hoc dalla Società.
La presente procedura recepisce il Decreto Legislativo 10 marzo 2023, n. 24 entrato in vigore il 30 marzo 2023 (il Decreto) in attuazione della Direttiva UE 2019/1937 comunemente nota come direttiva Whistleblowing (la Direttiva), che ha introdotto l’attuale disciplina relativa alla protezione delle persone che segnalano violazione di disposizioni normative nazionali o dell’Unione Europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, di cui siano venute a conoscenza in un contesto lavorativo.
Per effetto di tale normativa, la Segnalazione potrà provenire da chiunque, purché abbia per oggetto comportamenti (di qualsivoglia natura, anche meramente omissivi) riferibili al Personale di BARAUSSE S.r.l. e/o a Terzi non conformi e/o in violazione a leggi e regolamenti, al sistema di regole e procedure vigenti nella Società.
Il D.lgs. 24/23 prevede, in particolare: i) la creazione di uno o più canali interni (eventualmente anche di tipo informatico) per la presentazione di segnalazioni circostanziate, strutturati in modo da garantire la riservatezza del Segnalante; ii) il divieto di atti ritorsivi o discriminatori, diretti e indiretti, nei confronti del Segnalante per motivi collegati direttamente o indirettamente alla segnalazione; iii) sanzioni disciplinari per chi violi le misure di tutela del Segnalante e per chi effettui con dolo o colpa grave segnalazioni che si rivelino infondate.
2. SCOPO
La presente Procedura ha come scopo la definizione dei principi di comportamento della Società e delle modalità di gestione delle Segnalazioni di cui al D.lgs. 24/2023.
In particolare, la presente Procedura disciplina il processo di ricezione, analisi e gestione delle Segnalazioni, da chiunque inviate o trasmesse, anche in forma anonima, nel rispetto della sicurezza e delle tutele legate alla riservatezza del Segnalante.
La gestione comprende anche l’archiviazione e la successiva cancellazione sia delle segnalazioni che di tutta la documentazione ad esse connessa.
La presente Procedura inoltre mira a diffondere all’interno di BARAUSSE S.r.l. la cultura della legalità e della trasparenza.
3. CAMPO DI APPLICAZIONE
La Procedura si applica alla Società Barausse S.r.l. che ne garantisce la corretta e costante applicazione, nonché la massima diffusione al proprio interno, nel rispetto degli obblighi di riservatezza e delle prerogative di autonomia e indipendenza.
4. DEFINIZIONI
Contesto lavorativo: le attività lavorative presenti o passate svolte attraverso le quali, indipendentemente dalla natura di tali attività, una persona acquisisce informazioni sulle violazioni oggetto di segnalazione, comprendendo:
(i) quando il rapporto giuridico tra Segnalante e BARAUSSE S.r.l. non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
(ii) durante il periodo di prova;
(iii) successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso e nel cui ambito potrebbe rischiare di subire ritorsioni in caso di segnalazione.
Facilitatore: una persona fisica che assiste la persona segnalante nel processo di segnalazione in un Contesto Lavorativo.
Fascicolo di Segnalazione: si intende un documento di sintesi degli accertamenti condotti sulla/e Segnalazione/i nel quale è riportata la sintesi dell’istruttoria eseguita sui fatti oggetto della Segnalazione, l’esito degli accertamenti svolti e gli eventuali piani d’azione individuati.
GDPR: si intende il Regolamento (UE) 2016/679 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati.
Guida alla segnalazione: si intende il documento, pubblicato sul sito intranet ed internet di Barausse S.r.l., che fornisce una guida sintetica sulle modalità per effettuare una Segnalazione nonché l’elenco dei canali di ricezione delle stesse.
Segnalante: si intende:
(i) il personale di BARAUSSE S.r.l., ovvero tutti coloro che hanno con la Società un rapporto di lavoro a prescindere dalla tipologia ed inquadramento, compresi a titolo esemplificativo e non esaustivo: soci lavoratori, lavoratori subordinati (a tempo determinato o indeterminato, part-time o full time), quadri, impiegati, collaboratori, volontari e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti;
(ii) i lavoratori autonomi, i liberi professionisti ed i consulenti, a prescindere dalla tipologia di contratto sottoscritto o incarico conferito;
(iii) soci e coloro che ricoprono, all’interno della Società, funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche se esercitate in via di mero fatto.
Il Segnalante deve essere testimone di un illecito o di una irregolarità riferibili alla Società appresa nel Contesto Lavorativo.
Segnalato: si intente il soggetto a cui la Segnalazione si riferisce.
Segnalazione: si intende qualsiasi comunicazione ricevuta da BARAUSSE S.r.l. avente ad oggetto comportamenti posti in essere in violazione di leggi, regolamenti, provvedimenti delle Autorità, normative interne, comunque idonei ad arrecare danno o pregiudizio, anche solo d’immagine, ad BARAUSSE S.r.l..
In particolare, si considerano tali le segnalazioni concernenti:
(i) illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali indicati nell’allegato al D. Lgs. 24/2023 ovvero degli atti nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione europea indicati nell’allegato alla direttiva (UE) 2019/1937, legati ai seguenti settori: appalti pubblici, servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, sicurezza e conformità dei prodotti, sicurezza dei trasporti, tutela dell’ambiente, radioprotezione e sicurezza nucleare, sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali, salute pubblica, protezione dei consumatori, tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
(ii) lesione degli interessi finanziari dell’Unione di cui all’articolo 325 del TFUE;
(iii) lesione del mercato interno di cui all’articolo 26, paragrafo 2 del TFUE comprese le violazioni in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, nonché le violazioni riguardanti il mercato interno connesse ad atti che violano le norme in materia di imposta sulle società o i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l’oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società.
Pertanto, non sono trattate come Segnalazioni ai fini della presente Procedura quelle diverse dalle fattispecie sopra descritte e, in particolare:
a) quelle meramente personali riguardanti esclusivamente i propri rapporti individuali di lavoro od i propri rapporti con le figure gerarchicamente sovraordinati (es. segnalazioni riguardanti vertenze di lavoro e fasi precontenzioso, discriminazioni tra colleghi, conflitti interpersonali con il Segnalato, etc.);
b) le segnalazioni già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell’Unione Europea o nazionali indicati nella parte II dell’allegato al Decreto, ovvero da quelli nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione Europea indicati nella parte II dell’allegato alla Direttiva;
c) le segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell’Unione Europea.
Le eventuali segnalazioni aventi ad oggetto fatti di cui alle precedenti lettere a), b) e c) saranno trasmesse alle funzioni competenti a riceverle e trattarle sulla base delle normative di riferimento.
Segnalazione anonima: Segnalazione in cui le generalità del Segnalante non siano esplicitate, né siano individuabili in maniera univoca.
Segnalazione circostanziata: Segnalazione in cui le asserzioni (ad esempio periodo di riferimento, luogo, valore, cause e finalità, elementi che consentano di identificare il soggetto che ha posto in essere i fatti segnalati, anomalie relative al sistema di controllo interno, documentazione a supporto, ecc.) sono caratterizzate da un grado di dettaglio sufficiente, almeno astrattamente, a far emergere fatti precisi e concordanti e situazioni, relazionandoli a contesti determinati, nonché a consentire di identificare elementi utili ai fini della verifica della fondatezza della Segnalazione stessa.
Segnalazione illecita: Segnalazione effettuata con dolo o colpa grave del Segnalante, che dagli esiti della fase istruttoria si riveli priva di riscontro fattuale ed effettuata nella piena consapevolezza dell’insussistenza di una violazione o di una non conformità o dell’estraneità del segnalato alla stessa, ovvero con colpa grave nella valutazione degli elementi di fatto.
Terzi: qualsiasi altro soggetto terzo non riconducibile alla definizione di Segnalante e/o Segnalato.
5. GESTORE DELLA SEGNALAZIONE
Il Gestore è l’organo esterno che la Società “BARAUSSE S.r.l.”, in conformità alle disposizioni del Decreto, ha individuato come responsabile del canale di segnalazione interno delle Segnalazioni, nonché come preposto alla gestione del processo di ricezione, analisi e valutazione delle Segnalazioni.
6. PRINCIPI GENERALI
6.1. Indipendenza e professionalità del soggetto individuato della gestione delle segnalazioni
Il Gestore svolge le proprie attività assicurando il mantenimento delle necessarie condizioni di indipendenza e la dovuta obiettività, competenza e diligenza professionali.
6.2. Prevenzione del Conflitto di interessi
Qualora il gestore delle segnalazioni versi in conflitto di interessi (perché Segnalato o Segnalante) si astiene dalla presa in gestione della Segnalazione e lo comunica all’Organo Amministrativo di Barausse S.r.l.
In tal caso, la segnalazione è gestita dal C.d.A. di Barausse S.r.l., entro e comunque i termini previsti dal D.lgs. 24/2023.
6.3. Garanzia di riservatezza e anonimato
Il Gestore e, in generale, tutte le persone di BARAUSSE S.r.l. che ricevano una Segnalazione e/o che siano coinvolte, a qualsivoglia titolo, nell’istruzione e trattazione della stessa, sono tenute a garantire la massima riservatezza sui soggetti e sui fatti segnalati, utilizzando, a tal fine, criteri e modalità di comunicazione idonei a tutelare l’identità e l’onorabilità delle persone menzionate nelle Segnalazioni, (cd. “principio di riservatezza del segnalante”), evitando in ogni caso la comunicazione dei dati acquisiti a soggetti estranei al processo di istruzione e trattazione delle Segnalazioni.
Nella gestione delle segnalazioni è garantita la riservatezza del contenuto e dell’identità del Segnalante, ad eccezione dei seguenti casi:
o qualora ne venga accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale per i reati di calunnia o diffamazione o comunque per reati commessi con la Segnalazione, ovvero la responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave;
o a fronte di richieste dell’Autorità Giudiziaria o altri aventi diritto.
L’informazione dell’identità del Segnalante ed ogni altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate senza il consenso espresso dello stesso Segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle Segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati ai sensi della normativa Privacy.
6.4. Divieto di atti ritorsivi o discriminatori nei confronti del Segnalante
A tutto il personale di BARAUSSE S.r.l. è fatto assoluto divieto di adottare atti di ritorsione o discriminatori, diretti o indiretti, nei confronti del Segnalante per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla Segnalazione.
La tutela riconosciuta al Segnalante si estende altresì a: (i) Facilitatori; (ii) Terzi connessi con le persone Segnalanti e che potrebbero rischiare ritorsioni in un Contesto lavorativo, quali colleghi o parenti delle persone segnalanti; e (iii) soggetti giuridici di cui le persone Segnalanti sono proprietarie, per cui lavorano o a cui sono altrimenti connesse in un Contesto Lavorativo.
Il licenziamento ritorsivo o discriminatorio del soggetto Segnalante è nullo. Sono altresì nulli il mutamento di mansioni ai sensi dell’articolo 2103 del c.c., nonché qualsiasi altra misura ritorsiva o discriminatoria adottata nei confronti del Segnalante così come indicate all’art. 17 del Decreto e di seguito riportate:
a) il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti;
b) la retrocessione di grado o la mancata promozione;
c) il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell’orario di lavoro;
d) la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell’accesso alla stessa;
e) le note di merito negative o le referenze negative;
f) l’adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;
g) la coercizione, l’intimidazione, le molestie o l’ostracismo;
h) la discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole;
i) la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione;
j) il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;
k) i danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o i pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi;
l) l’inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l’impossibilità per la persona di trovare un’occupazione nel settore o nell’industria in futuro;
m) la conclusione anticipata o l’annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi;
n) l’annullamento di una licenza o di un permesso;
o) la richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.
L’adozione di misure discriminatorie nei confronti dei Segnalanti può essere denunciata all’ANAC ai sensi dell’art. 19 del Decreto, la quale informerà l’Ispettorato nazionale del lavoro, per i provvedimenti di competenza.
Qualora un dipendente ritenga di aver subito uno dei predetti comportamenti a causa dell’inoltro di una Segnalazione, potrà comunicarlo all’Ufficio Risorse Umane. Sarà cura del predetto Ufficio procedere con l’eventuale avvio di un procedimento disciplinare nei confronti dell’autore del comportamento discriminatorio o ritorsivo.
Per le conseguenze connesse all’eventuale adozione di atti ritorsivi e/o discriminatori, diretti o indiretti, compiuti nei confronti del Segnalante per motivi collegati alla Segnalazione, e per la disciplina delle sanzioni adottabili nei confronti di chi viola le misure di tutela del Segnalante o di chi effettua – con dolo o colpa grave – segnalazioni che si rivelino infondate, si rinvia alle misure disciplinari stabilite nel C.C.N.L. di riferimento.
6.5. Protezione dalle Segnalazioni effettuate con dolo o colpa grave
A tutela dell’immagine e reputazione dei soggetti ingiustamente segnalati, in caso di Segnalazioni Illecite effettuate con dolo o colpa grave, BARAUSSE S.r.l. garantirà l’adozione delle sanzioni disciplinari anche nei confronti del Segnalante.
Informerà inoltre del contenuto della Segnalazione illecita e dell’identità del Segnalante, i soggetti/società oggetto di Segnalazione illecita, per consentire a tali soggetti/società di valutare eventuali azioni a propria tutela.
6.6. Sanzioni per violazioni della tutela del Segnalante
Nel caso di violazioni delle misure di tutela del Segnalante saranno applicate le sanzioni così come previste nel CCNL di riferimento.
inoltre l’ANAC, ai sensi dell’art. 21 del Decreto potrà irrogare una sanzione amministrativa pecuniaria a carico della Società da 10.000 a 50.000 Euro nel caso in cui accerti una violazione alle prescrizioni contenute nel Decreto e recepite nella presente Procedura.
ANAC, sempre ai sensi dell’art. 21 del Decreto, potrà irrogare una sanzione amministrativa pecuniaria da 500 a 2.500 Euro a carico del Segnalante quando accerta, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità civile del Segnalante per diffamazione o calunnia nei casi di dolo o colpa grave, salvo che la medesima sia stata già condannata, anche in primo grado, per i reati di diffamazione o calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria.
7. PROCESSO
7.1. Invio delle Segnalazioni
Il Segnalante che venga a conoscenza di un comportamento tra quelli descritti nei precedenti paragrafi è tenuto ad effettuare una Segnalazione secondo le modalità di seguito indicate.
BARAUSSE S.r.l. ha predisposto il seguente canale di comunicazione:
Canale SCRITTO mediante piattaforma web: BARAUSSE S.r.l. si è dotata di un proprio Portale informatico, accessibile dal footer “Whistleblowing” presente sul proprio sito internet, con le modalità di cui alla “Guida operativa”, consultabile sul sito.
La Piattaforma consente di trasmettere, anche in maniera anonima, sia una Segnalazione propria sia una Segnalazione ricevuta da un terzo, previa presa visione dell’“Informativa Privacy”.
Sulla predetta pagina dedicata al Whistleblowing è pubblicata la presente Procedura e sono disponibili informazioni sui presupposti per effettuare una Segnalazione tramite canale interno nonché informazioni su canali, procedure e presupposti per effettuare le Segnalazioni esterne e le Divulgazioni pubbliche.
Il monitoraggio sulla funzionalità del canale di comunicazione è garantito dal Gestore, che deve essere contattato in caso di eventuali malfunzionamenti.
Il Personale di BARAUSSE S.r.l., diverso dal Gestore, che riceva una Segnalazione ha l’obbligo di inviarla al Gestore entro 7 giorni dal suo ricevimento mediante il canale di cui sopra, trasmettendone l’originale, completo di eventuale documentazione di supporto e, contestualmente, fornendo notizia dell’avvenuta trasmissione alla persona segnalante. Il ricevente non può trattenerne copia e deve astenersi dall’intraprendere alcuna iniziativa autonoma di analisi e/o approfondimento.
7.2. Registrazione e Classificazione
Tutte le Segnalazioni, indipendentemente dalla modalità di ricezione sono registrate dal Gestore, che istituisce il database riepilogativo dei dati essenziali delle segnalazioni e della loro gestione ed assicura, altresì, l’archiviazione di tutta la documentazione allegata, nonché di quella prodotta o acquisita nel corso delle attività di analisi.
A tal fine il Gestore forma ed istruisce il Fascicolo delle Segnalazioni.
La registrazione e presa in carico della Segnalazione deve avvenire entro 7 giorni dal suo ricevimento. La presa in carico della Segnalazione deve essere comunicata, laddove possibile, al Segnalante entro lo stesso termine, salvo esplicita richiesta contraria della persona Segnalante, o nel caso in cui ritenga che l’avviso pregiudicherebbe la protezione della riservatezza dell’identità della persona Segnalante.
Successivamente alla registrazione, il Gestore analizza e classifica la Segnalazione, per limitare la trattazione alle sole segnalazioni rientranti nel perimetro della Procedura.
Per ciascuna Segnalazione, il Gestore assegna un codice identificativo univoco che permette a ciascun Segnalante di richiedere lo stato di lavorazione.
Nel caso in cui una Segnalazione non risulti adeguatamente circostanziata, il Gestore potrà valutare di richiedere al Segnalante ulteriori elementi di dettaglio, secondo le seguenti modalità:
o nel caso in cui il Segnalante abbia fornito un contatto (e-mail, telefono, ecc.), attraverso tale contatto;
o nel caso di mancata indicazione di un contatto, attraverso le modalità ritenute più opportune dal Gestore purché rispettose del principio di riservatezza.
7.3. Analisi preliminare della Segnalazione
Il Gestore procede ad un’analisi preliminare delle Segnalazioni, anche tramite eventuali analisi documentali, al fine di verificare la presenza dei presupposti necessari all’avvio della successiva fase di istruttoria, procedendo all’archiviazione delle segnalazioni generiche e prive di elementi informativi.
Per ciascuna Segnalazione, il Gestore inoltre valuta l’opportunità di coinvolgere l’Ufficio / Organo della Società competente in base all’oggetto della Segnalazione, al fine di effettuare le opportune verifiche.
Sono archiviate dal Gestore le segnalazioni:
I. generiche e/o che non costituiscono una “Segnalazione circostanziata”;
II. palesemente infondate;
III. contenenti fatti già oggetto in passato di specifiche attività di istruttoria e già chiuse, ove dalle verifiche preliminari svolte non emergano nuove informazioni tali da rendere necessarie ulteriori attività di verifica.
Le segnalazioni archiviate in quanto palesemente infondate perché trasmesse al solo scopo di ledere la reputazione o di danneggiare o comunque di recare pregiudizio alla persona e/o società segnalata sono inoltrate all’Ufficio Risorse Umane, affinché valuti, l’opportuna iniziativa nei confronti del Segnalante.
7.4. Fase Istruttoria
Obiettivi e caratteristiche dell’istruttoria
L’obiettivo delle attività di istruttoria sulle Segnalazioni è di procedere, nei limiti degli strumenti a disposizione del Gestore, ad accertamenti, analisi e valutazioni specifiche circa la ragionevole fondatezza delle circostanze fattuali segnalate, nonché di fornire eventuali indicazioni in merito a possibili azioni correttive.
Esecuzione dell’istruttoria
Il Gestore cura lo svolgimento dell’istruttoria anche acquisendo informazioni dalle altre strutture interessate, ed avvalendosi, se ritenuto opportuno, di esperti o periti esterni alla Società. Restano salve le competenze in materia disciplinare dell’Ufficio Risorse Umane.
Le attività istruttorie sono svolte ricorrendo, a titolo esemplificativo, a:
o dati/documenti della società utili ai fini dell’istruttoria;
o banche dati esterne (ad es. info provider/banche dati su informazioni societarie);
o fonti aperte;
o evidenze documentali acquisite presso le strutture della società;
o ove opportuno, dichiarazioni rese dai soggetti interessati o acquisite nel corso di interviste, verbalizzate e sottoscritte.
Al fine di acquisire elementi informativi, il Gestore ha facoltà di svolgere approfondimenti anche direttamente, tramite, ad esempio, formale convocazione e audizioni del Segnalante, del segnalato e/o di altri soggetti citati nella Segnalazione come informati dei fatti, nonché richiedere ai predetti soggetti la produzione di relazioni informative e/o documenti.
A conclusione dell’istruttoria, il Gestore delibera la chiusura della pratica e predispone una Relazione che riporta:
o le attività svolte, i relativi esiti, nonché gli esiti di eventuali precedenti istruttorie svolte sui medesimi fatti o su fatti analoghi a quelli oggetto della Segnalazione;
o un giudizio di ragionevole fondatezza o meno dei fatti segnalati con eventuali indicazioni in merito all’opportunità, da parte del competente Organo Amministrativo, di adozione di azioni correttive sulle aree della interessati dalla Segnalazione.
L’attività istruttoria non dovrà durare più di 3 (tre) mesi dalla data di presa in carico, salvo ricorrano giustificate e motivate ragioni, per le quali il termine potrà essere prorogato di ulteriori 3 (tre) mesi.
7.5. Comunicazione dei risultati
La Relazione predisposta dal Gestore viene trasmessa al C.d.A. di BARAUSSE S.r.l. perché assuma le eventuali iniziative di competenza;
Al termine dell’attività istruttoria il Gestore dovrà fornire riscontro alla persona Segnalante.
1.1. Informazioni al Segnalante
Il Segnalante sarà informato da parte del Gestore della presa in carico della Segnalazione e riceverà un riscontro sull’esito della attività svolta dal Gestore nei termini previsti dal Decreto.
Il soggetto Segnalante se trasmette la Segnalazione tramite il portale, riceverà il codice identificativo della Segnalazione e il link criptato ad una pagina personale all’interno della quale può interagire con il Gestore tramite chat e tramite la possibilità di condividere file e documenti.
La possibilità riconosciuta al Segnalante di poter interloquire con il Gestore e monitorare lo stato di avanzamento della Segnalazione è garantita anche nel caso in cui la Segnalazione sia anonima.
1.2. Conservazione della documentazione
Le informazioni ed ogni altro dato personale acquisiti sono trattati nel rispetto del Regolamento 2016/679/UE (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati – di seguito GDPR).
Al fine di garantire la gestione e la tracciabilità delle segnalazioni e delle attività conseguenti, il Gestore cura la predisposizione e l’aggiornamento di tutte le informazioni riguardanti le segnalazioni ed assicura l’archiviazione di tutta la correlata documentazione di supporto.
Le Segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della Segnalazione e comunque non oltre 5 (cinque) anni a decorrere dalla data di comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, salvo esigenze ulteriori scaturenti da eventuali procedimenti (disciplinari, penali, contabili) nei confronti del Segnalato o del Segnalante (dichiarazioni in mala fede, false o diffamatorie) o da ulteriori obblighi normativi.
Informativa privacy per segnalanti
INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI DELLE PERSONE SEGNALANTI NELL’AMBITO DELLA PROCEDURA DI GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI “WHISTLEBLOWING” AI SENSI DEL D.LGS. 24/2023
Con la presente informativa, BARAUSSE S.R.L. intende fornire le indicazioni previste dall’art. 13 del Regolamento UE 2016/679 (di seguito il “Regolamento”) in merito al trattamento di dati personali effettuato dalla società stessa nell’ambito della propria procedura di gestione delle segnalazioni whistleblowing (di seguito “Procedura Whistleblowing”), adottata in conformità al d.lgs. 10 marzo 2023 n. 24 e, segnatamente, di tutte le attività e adempimenti connessi al funzionamento del sistema aziendale per la gestione delle medesime segnalazioni.
TITOLARE DEL TRATTAMENTO
Titolare del trattamento è BARAUSSE S.R.L. con sede legale in via Parmesana n.27, Monticello Conte Otto (VI), contattabile all’indirizzo e-mail: info@barausse.com
TIPOLOGIE DEI DATI TRATTATI
La gestione della segnalazione comporta, salvo non sia effettuata in forma anonima, il trattamento dati personali comuni del segnalante fra i quali dati anagrafici, di contatto e relativi a qualifiche professionali ed eventuali dati particolari di cui all’art. 9 del Regolamento ed ogni informazione dallo stesso comunicata, inclusa nella documentazione dal medesimo allegata.
I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati tempestivamente (art. 13 D.lgs. 24/2023); pertanto, si invitano i soggetti segnalanti ad astenersi dal comunicare dati personali di natura “particolare” e “giudiziaria” se non ritenuti necessari ed imprescindibili ai fini delle segnalazioni in ottemperanza all’art. 5 del Regolamento.
FINALITÀ E BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO
La finalità è la gestione, trattazione e analisi delle segnalazioni whistleblowing pervenute tramite i canali interni dedicati (canale scritto informatico) nonché il conseguente riscontro.
Il trattamento è finalizzato a: i) gestire la segnalazione effettuata ivi inclusa la verifica dei fatti oggetto della segnalazione, la risoluzione della stessa, la predisposizione del riscontro, l’adozione di eventuali misure di ristoro o di sostegno per i soggetti segnalanti e l’eventuale instaurazione di procedimenti anche disciplinari ed ogni altro adempimento connesso; ii) prevenire e contrastare efficacemente comportamenti fraudolenti e condotte illecite o irregolari; iii) supportare l’effettiva applicazione e l’operatività del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex d. Lgs. 231/2001 e del Codice Etico.
La base giuridica del trattamento è rappresentata da: a) adempiere ad obblighi legali ivi inclusi quelli posti dal d.lgs. 24/2023; b) il legittimo interesse del Titolare accertare, difendere un diritto dinnanzi ad un’autorità giudiziaria o di controllo; c) nei casi contemplati dalla medesima disciplina potrà essere richiesto uno specifico e libero consenso al soggetto segnalante − ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. a) del Regolamento – e, segnatamente, laddove si ravveda la necessità di disvelarne l’identità, oppure qualora sia prevista la registrazione delle segnalazioni raccolte in forma orale.
NATURA DEL CONFERIMENTO DEI DATI PERSONALI
Il conferimento dei dati personali è opzionale, attesa la possibilità di inoltrare alla Società anche segnalazioni anonime, ove presentino informazioni precise, concordanti e adeguatamente circostanziate, fermo restando quanto disposto dalla normativa, riguardo a tale fattispecie, in tema di misure di protezione a tutela del soggetto segnalante. Se conferiti, i dati personali saranno trattati per gestire la segnalazione secondo i limiti e con le garanzie di riservatezza imposti dalla normativa di riferimento.
MODALITÀ DI TRATTAMENTO E CATEGORIE DI DESTINATARI DEI DATI
I trattamenti di dati sono effettuati secondo quanto stabilito dalla legge e dalla Procedura Whistleblowing adottata dalla Società nel rispetto della riservatezza dell’identità della persona segnalante, fermo quanto previsto all’art. 12 del d.lgs. 24/2023, del segnalato o dei terzi coinvolti a vario titolo nella segnalazione, anche attraverso l’adozione di adeguante misure di sicurezza.
Le segnalazioni ed i relativi dati possono essere trattati su supporto cartaceo e/o attraverso strumenti informatici (tra l’altro, se del caso, tramite registrazione vocale) dal Gestore del canale di segnalazione individuato nell’Organismo di Vigilanza della Società, in qualità di Responsabile del trattamento ex art. 28 del Regolamento.
Laddove si rendano necessarie, per esigenze connesse alle attività istruttorie, alcune informazioni inerenti alla segnalazione, le stesse potranno essere trattate da funzioni aziendali alle quali sono state fornite specifiche istruzioni scritte e che operano come autorizzati al trattamento.
I dati personali raccolti potranno essere inoltre comunicati, purché necessario per il perseguimento delle finalità del trattamento e sulla base dei medesimi presupposti di liceità indicati, a soggetti terzi quali amministrazioni pubbliche ed in particolare forze di polizia, autorità competenti (es. ANAC, autorità giudiziarie o contabili), nonché all’Organismo di Vigilanza.
PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI
I dati saranno conservati secondo i termini previsti dall’art. 14 del d.lgs. 24/2023, cioè per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data di comunicazione dell’esito finale della stessa, fatti salvi diversi obblighi di legge cui è tenuto il Titolare o specifiche indicazioni provenienti dall’Autorità Nazionale Anticorruzione – ANAC.
I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati tempestivamente.
TRASFERIMENTO DATI VERSO PAESI TERZI
I dati non saranno oggetto di trasferimento verso paesi terzi e, ove vengano trasferiti, verranno rispettate le condizioni e le garanzie previste dagli artt. 44 e seguenti del Regolamento.
In nessun caso i dati personali saranno oggetto di diffusione.
DIRITTI DEGLI INTERESSATI
Ciascun soggetto interessato ha il diritto di esercitare i diritti di cui agli articoli 15 e seguenti del Regolamento, al fine di ottenere dal Titolare del trattamento, ad esempio, l’accesso ai propri dati personali, la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo riguarda, ferma restando la possibilità, in mancanza di adeguato riscontro, di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali. Tali diritti possono essere esercitati contattando il Titolare agli indirizzi indicati.
Al riguardo, si informa che i predetti diritti in capo agli interessati al trattamento di dati personali potranno venire limitati ai sensi e per gli effetti di cui all’art. 2-undecies del D. lgs. 30 giugno 2003, n. 196 (“Codice privacy”, come modificato dal D. lgs. n. 101/2018), per il tempo e nei limiti in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata, qualora dal loro esercizio possa derivare un pregiudizio concreto ed effettivo alla riservatezza dell’identità dei soggetti segnalanti.
In tali fattispecie, gli interessati avranno comunque facoltà di rivolgersi all’Autorità Garante affinché quest’ultima valuti se ricorrono i presupposti per agire con le modalità previste dall’articolo 160 del D. lgs. n. 196/2003.
Il Titolare del Trattamento
BARAUSSE S.R.L.
Con la presente informativa, BARAUSSE S.R.L. intende fornire le indicazioni previste dall’art. 13 del Regolamento UE 2016/679 (di seguito il “Regolamento”) in merito al trattamento di dati personali effettuato dalla società stessa nell’ambito della propria procedura di gestione delle segnalazioni whistleblowing (di seguito “Procedura Whistleblowing”), adottata in conformità al d.lgs. 10 marzo 2023 n. 24 e, segnatamente, di tutte le attività e adempimenti connessi al funzionamento del sistema aziendale per la gestione delle medesime segnalazioni.
TITOLARE DEL TRATTAMENTO
Titolare del trattamento è BARAUSSE S.R.L. con sede legale in via Parmesana n.27, Monticello Conte Otto (VI), contattabile all’indirizzo e-mail: info@barausse.com
TIPOLOGIE DEI DATI TRATTATI
La gestione della segnalazione comporta, salvo non sia effettuata in forma anonima, il trattamento dati personali comuni del segnalante fra i quali dati anagrafici, di contatto e relativi a qualifiche professionali ed eventuali dati particolari di cui all’art. 9 del Regolamento ed ogni informazione dallo stesso comunicata, inclusa nella documentazione dal medesimo allegata.
I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati tempestivamente (art. 13 D.lgs. 24/2023); pertanto, si invitano i soggetti segnalanti ad astenersi dal comunicare dati personali di natura “particolare” e “giudiziaria” se non ritenuti necessari ed imprescindibili ai fini delle segnalazioni in ottemperanza all’art. 5 del Regolamento.
FINALITÀ E BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO
La finalità è la gestione, trattazione e analisi delle segnalazioni whistleblowing pervenute tramite i canali interni dedicati (canale scritto informatico) nonché il conseguente riscontro.
Il trattamento è finalizzato a: i) gestire la segnalazione effettuata ivi inclusa la verifica dei fatti oggetto della segnalazione, la risoluzione della stessa, la predisposizione del riscontro, l’adozione di eventuali misure di ristoro o di sostegno per i soggetti segnalanti e l’eventuale instaurazione di procedimenti anche disciplinari ed ogni altro adempimento connesso; ii) prevenire e contrastare efficacemente comportamenti fraudolenti e condotte illecite o irregolari; iii) supportare l’effettiva applicazione e l’operatività del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex d. Lgs. 231/2001 e del Codice Etico.
La base giuridica del trattamento è rappresentata da: a) adempiere ad obblighi legali ivi inclusi quelli posti dal d.lgs. 24/2023; b) il legittimo interesse del Titolare accertare, difendere un diritto dinnanzi ad un’autorità giudiziaria o di controllo; c) nei casi contemplati dalla medesima disciplina potrà essere richiesto uno specifico e libero consenso al soggetto segnalante − ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. a) del Regolamento – e, segnatamente, laddove si ravveda la necessità di disvelarne l’identità, oppure qualora sia prevista la registrazione delle segnalazioni raccolte in forma orale.
NATURA DEL CONFERIMENTO DEI DATI PERSONALI
Il conferimento dei dati personali è opzionale, attesa la possibilità di inoltrare alla Società anche segnalazioni anonime, ove presentino informazioni precise, concordanti e adeguatamente circostanziate, fermo restando quanto disposto dalla normativa, riguardo a tale fattispecie, in tema di misure di protezione a tutela del soggetto segnalante. Se conferiti, i dati personali saranno trattati per gestire la segnalazione secondo i limiti e con le garanzie di riservatezza imposti dalla normativa di riferimento.
MODALITÀ DI TRATTAMENTO E CATEGORIE DI DESTINATARI DEI DATI
I trattamenti di dati sono effettuati secondo quanto stabilito dalla legge e dalla Procedura Whistleblowing adottata dalla Società nel rispetto della riservatezza dell’identità della persona segnalante, fermo quanto previsto all’art. 12 del d.lgs. 24/2023, del segnalato o dei terzi coinvolti a vario titolo nella segnalazione, anche attraverso l’adozione di adeguante misure di sicurezza.
Le segnalazioni ed i relativi dati possono essere trattati su supporto cartaceo e/o attraverso strumenti informatici (tra l’altro, se del caso, tramite registrazione vocale) dal Gestore del canale di segnalazione individuato nell’Organismo di Vigilanza della Società, in qualità di Responsabile del trattamento ex art. 28 del Regolamento.
Laddove si rendano necessarie, per esigenze connesse alle attività istruttorie, alcune informazioni inerenti alla segnalazione, le stesse potranno essere trattate da funzioni aziendali alle quali sono state fornite specifiche istruzioni scritte e che operano come autorizzati al trattamento.
I dati personali raccolti potranno essere inoltre comunicati, purché necessario per il perseguimento delle finalità del trattamento e sulla base dei medesimi presupposti di liceità indicati, a soggetti terzi quali amministrazioni pubbliche ed in particolare forze di polizia, autorità competenti (es. ANAC, autorità giudiziarie o contabili), nonché all’Organismo di Vigilanza.
PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI
I dati saranno conservati secondo i termini previsti dall’art. 14 del d.lgs. 24/2023, cioè per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data di comunicazione dell’esito finale della stessa, fatti salvi diversi obblighi di legge cui è tenuto il Titolare o specifiche indicazioni provenienti dall’Autorità Nazionale Anticorruzione – ANAC.
I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati tempestivamente.
TRASFERIMENTO DATI VERSO PAESI TERZI
I dati non saranno oggetto di trasferimento verso paesi terzi e, ove vengano trasferiti, verranno rispettate le condizioni e le garanzie previste dagli artt. 44 e seguenti del Regolamento.
In nessun caso i dati personali saranno oggetto di diffusione.
DIRITTI DEGLI INTERESSATI
Ciascun soggetto interessato ha il diritto di esercitare i diritti di cui agli articoli 15 e seguenti del Regolamento, al fine di ottenere dal Titolare del trattamento, ad esempio, l’accesso ai propri dati personali, la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo riguarda, ferma restando la possibilità, in mancanza di adeguato riscontro, di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali. Tali diritti possono essere esercitati contattando il Titolare agli indirizzi indicati.
Al riguardo, si informa che i predetti diritti in capo agli interessati al trattamento di dati personali potranno venire limitati ai sensi e per gli effetti di cui all’art. 2-undecies del D. lgs. 30 giugno 2003, n. 196 (“Codice privacy”, come modificato dal D. lgs. n. 101/2018), per il tempo e nei limiti in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata, qualora dal loro esercizio possa derivare un pregiudizio concreto ed effettivo alla riservatezza dell’identità dei soggetti segnalanti.
In tali fattispecie, gli interessati avranno comunque facoltà di rivolgersi all’Autorità Garante affinché quest’ultima valuti se ricorrono i presupposti per agire con le modalità previste dall’articolo 160 del D. lgs. n. 196/2003.
Il Titolare del Trattamento
BARAUSSE S.R.L.